2. Het schriftelijke contract

Een handtekening maakt de arbeidsovereenkomst niet geldig, en het ontbreken ervan maakt hem niet ongeldig. Toch zijn er afspraken die zonder papier eenvoudigweg niet bestaan. Dat klinkt als een detail voor juristen, maar het is precies het verschil tussen een beding waar je je op kunt beroepen en een tekst die niets doet.

Vormvrij als hoofdregel

Het arbeidsrecht kent geen algemene eis dat een arbeidsovereenkomst op papier staat. Hij ontstaat ook zonder dat er ooit een document is getekend, zodra aan de drie wettelijke elementen uit hoofdstuk 1 is voldaan. Wat er wel of niet in een la ligt, doet daar niets aan af.

Dat betekent niet dat papier overbodig is. De hoofdregel bepaalt alleen dat het contract geldig is zonder document. Voor de inhoud van dat contract gelden andere regels, en daar loopt de vormvrijheid vast. Voor een handvol specifieke afspraken maakt de wetgever een uitzondering, en die uitzonderingen zijn hard.

Vijf bedingen die zonder papier niet bestaan

Bij deze bedingen eist de wet uitdrukkelijk schriftelijke vastlegging. Ontbreekt die, dan is het beding nietig. Er is dan geen sprake van een fout die je later herstelt: de afspraak heeft nooit gewerkt, ook al waren beide partijen het er mondeling roerend over eens.

Het eerste is het proeftijdbeding: alleen geldig als het schriftelijk is overeengekomen. De voorwaarden en de duur komen in de volledige training aan bod. Het tweede zijn het concurrentiebeding en het relatiebeding: ook die zijn alleen geldig als ze schriftelijk zijn overeengekomen, en in hoofdstuk 3 zie je welke eisen er verder gelden. Het derde is het boetebeding: zowel de omschrijving van de overtreding als het bedrag moet schriftelijk vastliggen. Het vierde is het eenzijdig wijzigingsbeding: zonder schriftelijke basis kan een werkgever zich er niet op beroepen bij een wijziging van arbeidsvoorwaarden. Het vijfde is de uitsluiting van de loondoorbetalingsplicht: de afspraak dat er geen loon wordt betaald over uren waarin niet gewerkt is, geldt alleen schriftelijk en alleen in de eerste zes maanden.

Schriftelijk betekent overigens niet automatisch: op papier, met natte inkt. Een e-mail of een digitaal ondertekend document voldoet, zolang de werknemer de tekst kan opslaan en later kan raadplegen. Een handtekening is bij de meeste bedingen strikt genomen geen wettelijke eis, maar wel je belangrijkste bewijs dat de werknemer met de tekst heeft ingestemd. Bij een geschil ligt de bewijslast namelijk bij de partij die zich op het beding beroept, en dat is bijna altijd de werkgever.

Bepaalde of onbepaalde tijd

Een contract voor bepaalde tijd loopt tot een vooraf vastgelegd moment. Dat moment is meestal een datum, maar het kan ook een gebeurtenis zijn: de terugkeer van een zieke collega, het einde van een project of het aflopen van een subsidie. Op dat moment eindigt het dienstverband van rechtswege. Er is geen opzegging nodig en geen toestemming van UWV of kantonrechter. Een contract voor onbepaalde tijd kent zo'n eindpunt niet en loopt door totdat een van beide partijen het beëindigt of de rechter het ontbindt.

Dat verschil klinkt eenvoudig, maar het zit hem in de details. Een einddatum die niet objectief bepaalbaar is, zoals "tot het werk klaar is", levert discussie op over wanneer de overeenkomst nu precies eindigt. Leg daarom vast wanneer de gebeurtenis geacht wordt te zijn ingetreden en wie dat vaststelt.

Aanzeggen bij bepaalde tijd

Duurt een contract voor bepaalde tijd zes maanden of langer, dan geldt de aanzegverplichting van artikel 7:668 BW. Uiterlijk één maand vóór de einddatum laat je schriftelijk weten of je het contract voortzet, en zo ja onder welke voorwaarden. Vergeet je dat, dan ben je een vergoeding van één bruto maandloon verschuldigd. Zeg je te laat aan, dan betaal je naar rato: ben je twaalf dagen te laat, dan kost dat twaalf dagen loon.

De vergoeding is geen boete voor slecht gedrag maar een automatisme. Ook als de werknemer allang wist dat het contract afliep en zelf al een andere baan had, blijft de aanspraak overeind. De werknemer moet die wel binnen drie maanden na de einddatum opeisen.

Tussentijds opzeggen

Een contract voor bepaalde tijd kun je niet zomaar voortijdig beëindigen. Die mogelijkheid bestaat alleen als beide partijen een tussentijds opzegbeding zijn overeengekomen, en dat beding moet voor allebei gelden. Ontbreekt het, dan zit je in principe vast tot de einddatum. Zegt een partij dan toch op, dan is een vergoeding verschuldigd ter hoogte van het loon over de resterende looptijd.

Bij onbepaalde tijd ligt het anders. Opzeggen kan altijd, maar de werkgever heeft daarvoor een ontslagroute nodig: UWV bij bedrijfseconomisch ontslag en langdurige arbeidsongeschiktheid, de kantonrechter bij de overige gronden. De werknemer kan zelf opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn. Hoe vaak je een contract voor bepaalde tijd mag verlengen voordat het van rechtswege onbepaalde tijd wordt, behandelt de volledige training bij de ketenregeling.

Het incorporatiebeding

De meeste modelcontracten bevatten een reeks bepalingen die er al jaren in staan en die zelden iemand nog leest. Juist daar zitten de risico's, want wetgeving verandert en standaardteksten reizen mee van organisatie naar organisatie.

Met een incorporatiebeding verklaar je in de arbeidsovereenkomst een ander document van toepassing op het dienstverband. Meestal gaat het om een CAO, soms om een personeelshandboek, een gedragscode of een regeling voor thuiswerken. Een gebruikelijke formulering is: "Op deze arbeidsovereenkomst is de CAO Metaal en Techniek van toepassing, zoals deze thans luidt en in de toekomst zal komen te luiden."

Die laatste toevoeging is de dynamische variant: wijzigingen in het onderliggende document werken automatisch door. Zonder die zinsnede heb je een statisch beding en blijft de versie gelden die op de ingangsdatum bestond. Dat lijkt een detail, maar het bepaalt of een nieuwe loonschaal of een aangepaste verlofregeling zonder verdere handeling voor deze werknemer geldt.

Bij een personeelshandboek zit een extra vraag: kun je dat eenzijdig aanpassen? Verwijs je dynamisch naar een handboek dat je zelf schrijft, dan geef je jezelf in feite de bevoegdheid om arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Rechters kijken daar kritisch naar. Houd primaire arbeidsvoorwaarden daarom buiten het handboek, en beperk de dynamische verwijzing tot regelingen van praktische aard.

Bepalingen die aan herziening toe zijn

Drie standaardteksten verdienen extra aandacht, omdat de wet er sinds augustus 2022 anders naar kijkt. Het nevenwerkzaamhedenbeding eerst: een verbod op werk naast het dienstverband is alleen geldig als je het kunt motiveren met een objectieve rechtvaardigingsgrond, zoals de bescherming van vertrouwelijke informatie, de gezondheid en veiligheid van de werknemer of het voorkomen van overschrijding van de Arbeidstijdenwet. Een kaal verbod zonder onderbouwing houdt geen stand.

Dan het studiekostenbeding: scholing die verplicht is op grond van de wet of de CAO, moet de werkgever betalen. Die kosten mag je niet terugvorderen bij vertrek. Voor niet-verplichte opleidingen blijft terugbetaling mogelijk, mits het bedrag in de tijd afneemt en de regeling redelijk is. En tot slot het eenzijdig wijzigingsbeding: daarmee behoud je de mogelijkheid om een arbeidsvoorwaarde aan te passen zonder instemming. De bepaling moet schriftelijk zijn overeengekomen en levert nog geen vrijbrief op. Hoofdstuk 3 gaat dieper in op de eerste twee.

Samenvatting

• Een arbeidsovereenkomst is vormvrij. Het papier legt niet de overeenkomst zelf vast, maar wel het bewijs ervan en de bedingen die alleen schriftelijk geldig zijn.
• Vijf bedingen zijn nietig zonder schriftelijke vastlegging: het proeftijdbeding, het concurrentie- en relatiebeding, het boetebeding, het eenzijdig wijzigingsbeding en de uitsluiting van de loondoorbetalingsplicht.
• Schriftelijk mag ook digitaal, zolang de werknemer de tekst kan opslaan en later raadplegen. De bewijslast ligt bij wie zich op het beding beroept.
• Bepaalde tijd eindigt van rechtswege, onbepaalde tijd loopt door tot opzegging of ontbinding. Een einddatum moet objectief bepaalbaar zijn.
• Bij een contract van zes maanden of langer geldt de aanzegplicht van artikel 7:668 BW: uiterlijk een maand van tevoren schriftelijk laten weten of je voortzet, op straffe van één bruto maandloon, naar rato bij te laat.
• Tussentijds opzeggen bij bepaalde tijd kan alleen met een beding dat voor beide partijen geldt.
• Een dynamisch incorporatiebeding laat wijzigingen in CAO of handboek doorwerken, een statisch beding niet.
• De regels voor nevenwerkzaamheden en studiekosten zijn sinds 2022 aangescherpt. Dit is algemene uitleg: laat een aangepast modelcontract toetsen door een jurist, en kijk of de CAO iets anders bepaalt.