Heb jij het idee dat je steeds vaker achter jezelf aan rent en dat je vaak niet aan al je taken toekomt? Of vind je het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden nu we veel thuiswerken? Dan ben je niet de enige, uit onderzoek blijkt namelijk dat de werkdruk en prestatiedrang aanzienlijk zijn gestegen sinds het uitbreken van COVID-19. Dit komt de productiviteit ten goede, maar hoe zorg je er in deze hectische periode voor dat je jezelf niet vergeet en dat je niet voortdurend in de stress schiet? Lees hier zes tips over hoe je je tijd het beste kan managen terwijl je thuis aan het werk bent.
Tip 1: Leer hoe je nu werkt
Kijk allereerst hoe je nu werkt. Doe dit door tijdens je werkdag elk kwartier op te schrijven wat je in die periode gedaan hebt. Door dit te doen krijg je een goed overzicht van de taken waar je misschien elke keer weer in blijft steken of waar je misschien juist te snel doorheen gaat. Wees hier ook vooral eerlijk in naar jezelf, af en toe een koffiepauze, toiletbezoek of een momentje om de planten water te geven is een ramp en hoeft echt niet uit je routine geschrapt te worden.
Tip 2: Maak het bespreekbaar
Om niet te verdrinken in de werkdruk, wat mogelijk leidt tot een burn-out, adviseren we je om jouw werkdruk vooral bespreekbaar te houden. Je bent namelijk geen mindere werker als het je allemaal even niet lukt, sterker nog, het geeft blijk van zelfkennis en kracht om af en toe even aan de rem te durven trekken. Wil je manager bijvoorbeeld dat je doorwerkt in het weekend of in de avond, maar heb je ondertussen ook een kind waar je voor moet zorgen? Durf dan nee te zeggen. Uiteindelijk heeft niemand er namelijk baat bij dat jij straks overwerkt bent.
Tip 3: Gebruik de Eisenhower methode
Generaal en later president van de Verenigde Staten Dwight D. Eisenhower was een harde werker die zijn tijd altijd goed kon indelen, zodoende is er een zeer bekende timemanagement methode naar hem vernoemd. In de onderstaande matrix zijn vier categorieën te zien, dit zijn:
- Belangrijk en dringend: denk hier aan een interne crisis of een belangrijke vergadering. Zaken in deze categorie hebben altijd voorrang op de rest.
- Belangrijk en niet dringend: denk aan zelfontwikkeling of netwerken. Je weet dat het belangrijk is maar het is niet dringend, plan ze dus vooral in om ze niet te vergeten.
- Onbelangrijk en dringend: denk aan mailtjes van klanten of bijvoorbeeld de organisatie van een werkuitje. Doe dit als je er tijd voor hebt, of kijk of een collega er naar kan kijken.
- Onbelangrijk en niet dringend: dit zijn de taakjes waar je je zo min mogelijk mee bezig moet houden. Denk aan het kantoor verven of de mailbox veranderen. Perfect voor een rustig moment.
Met bovenstaande matrix in je achterhoofd haal je een grote stoorzender weg: skip onnodige taken en zorg dat je je zoveel mogelijk bezig houdt met de taken die écht belangrijk zijn.
Tip 4: Plannen, plannen, plannen
Dit kan je niet vaak genoeg zeggen: zorg voor een goede maand, week en dagplanning. Mensen verliezen namelijk vaak het overzicht doordat ze niet goed in beeld hebben wat er allemaal nog gedaan moet worden, zo is een belangrijke deadline opeens morgen of heb je stress over het onbekende. Om hier een einde aan te maken kan je natuurlijk gebruik maken van een ouderwetse agenda, maar wist je dat er ook handige sites als trello.com bestaan? Hierin kan je al je taken in een duidelijk overzicht plaatsen, met daarbij wanneer het af moet zijn en hoe dringend het is. Uiteraard heb je nog veel meer van dit soort handige tools, een van de bekendste is mogelijk de SCRUM-methode. Wij geven hier een training in, klik hier voor meer informatie.
Webinar over time management
Kan jij wel wat tips gebruiken over hoe je je tijd effectiever kan inzetten en efficiënter kan indelen? Dan is ons webinar ’Zo gaan succesvolle mensen met hun tijd om!’ echt iets voor jou! Tijdens drie interessante (online) uren zal onze expert trainer Emma het gesprek met je aan gaan. Ze laat aan de hand van voorbeelden, technieken en oefeningen zien hoe je de volgende stap kunt zetten in effectief time management. Klik hier voor meer informatie over het webinar of om je direct in te schrijven.